Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011»




НазваниеОтчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011»
страница11/11
Дата публикации17.07.2013
Размер1.15 Mb.
ТипОтчет
lit-yaz.ru > География > Отчет
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Подготовка


8 апреля встреча в административной дирекции, определение основ пассажирской логистики Форума: база транспортного парка – микроавтобусы класса Ford; отдельные машины такси и гаражей мэрии и обладминистрации, закрепляемые за VIP; определено, что пользоваться транспортом Форума могут только люди с бейджами.

17 апреля собрание службы логистики, назначение ответственных по направлениям.

18 апреля предварительный контакт с руководством ГИБДД (Головин) по организации работы ГИБДД на Форуме.

^ 25-29 апреля предварительный анализ рынка по грузоперевозкам.

25 мая предварительно определили с партнерской дирекцией те моменты, по которым надо работать совместно – подготовка договоров по грузовому и небольшой части пассажирского транспорта, подготовили и отправили письмо.

^ 25 мая участие в собрании административной дирекции;

25-29 мая сформулировали и отправили в техническую дирекцию пожелания по интранету.

7 июня изучение итогов конкурса по выбору площадок форума.

10 июня обсуждение подготовки транспортной карты форума в административной дирекции.

^ 11 июня изучение программы форума (из презентации), обсуждение принципов формирования транспортной карты.

12-22 июня подготовка транспортной карты форума.

14-16 июня анализ рынка такси для пассажирских перевозок форума.

^ 22 июня обсуждение транспортной карты форума в административной дирекции

24 июня встреча с представителями департамента транспорта мэрии, обсуждение транспортной карты форума, подготовка структурированного макета техзадания по транспорту

1-5 июля расчет и согласование объема транспортного обеспечение форума.

5 июля встреча с Казариновым, расписание монтажей, основных уличных мероприятий, мест размещения сцен, необходимости грузового и специального транспорта

11-14 июля участие во встречах с представителями площадок, согласование потребности площадок в транспорте.

18-28 июля подготовка окончательного техзадания для заказа микроавтобусов.

4 августа собрание с организаторами встреч-проводов в аэропорту «Толмачево» и ЖД вокзале «Новосибирск-Главный», определение схемы предоставления транспорта для встреч и проводов. Схемы въезда транспорта в аэропорт и вокзал.
В августе-сентябре основными направлениями работы были:

1) взаимодействие с транспортным департаментом мэрии (Новоселов, Зуев) и «Транспортным союзом Сибири» - корректировка технического задания по количеству микроавтобусов, согласование размещения микроавтобусов (Приложение 3 – итоговый вариант ТЗ).

2) взаимодействие с площадками Форума по объему пассажирских перевозок. До последнего момента отсутствовала информация по большинству площадок: сколько официальных участников и экспертов Форума примут участие в работе площадок. Ясность по пассажирским перевозкам присутствовала по площадкам: «Стартап-Кампус», Креативная экономика (Смирнова), по экспертам направления «Наука», проживающим в гостинице «Золотая долина» (Меньшанов).

3) взаимодействие с площадками по объему грузоперевозкам. Определились, что основной объем грузоперевозок составит оформление Форума (Б52), а также турникетные заграждения.

4) подготовка и заключение договора такси. По результатам анализа рынка была подобрана контора (Группа компаний "102", такси «Алеф»), которая обеспечит необходимый объем грузоперевозок и перевозок легковым транспортом экспертов и VIP.

5) корректировка транспортной карты Форума. Транспортная карта Форума непрерывно корректировалась, исходя из вновь поступающей информации. Итоговая транспортная карта была составлена 21 сентября, но в ходе Форума пришлось скорректировать и её.

В течение августа-сентября работа проводилась в ежедневном режиме, с 5 сентября без выходных, 18 сентября в круглосуточном режиме.
^

Транспорт Форума


Основой организации транспортных потоков Форума была служба транспортного диспетчера. Номер мобильного телефона транспортного диспетчера был распространен среди оргкомитетов площадок и оргкомитета Форума. Транспортный диспетчер осуществлял координацию как пассажирских, так и грузовых перевозок Форума.

Посменными транспортными диспетчерами были:

1) Хомяков Иван – главный транспортный диспетчер Форума

2) Старостин Алексей – второй транспортный диспетчер Форума

3) Гаврилов Николай – третий транспортный диспетчер Форума
^

Пассажирские перевозки


Пассажирские перевозки начались с 18 сентября – встреча первых экспертов, прибывших на Форум. 18-19 сентября транспорт для встреч обеспечивал гараж мэрии (Бобырь), с 20 сентября к работе по встречам были подключены микроавтобусы, предоставленные Транспортным союзом Сибири. 20 сентября было предоставлено 4 микроавтобуса (встречи и пресс-событие – поездка журналистов на строящийся «третий мост»).
Дальнейший график работы микроавтобусов:

21 сентября

с 00:00 до 8:00 – 2 микроавтобуса Аэропорт Толмачево

с 12:00 до 22:00 – 4 микроавтобуса Аэропорт Толмачево

22 сентября

с 22:00 (21.09) до 7:00 – 10 микроавтобусов Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал

с 7:00 до 23:00 – 43 микроавтобуса для обеспечения транспортных потоков Форума (транспортный штаб на пл. Ленина)

23 сентября

с 23:00 (22.09) до 7:00 – 5 микроавтобусов Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал

с 7:00 до 23:00 – 44 микроавтобуса для обеспечения транспортных потоков Форума (транспортный штаб на пл. Ленина)

24 сентября

с 23:00 (23.09) до 7:00 – 5 микроавтобусов Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал.

с 7:00 до 20:00 – 44 микроавтобуса для обеспечения транспортных потоков Форума (транспортный штаб на пл. Ленина).

с 21:00 до 24:00 – 8 микроавтобусов Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал

25 сентября

с 0:00 до 9:00 – 8 микроавтобусов Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал.

с 9:00 до 21:00 – 10 микроавтобусов Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал.

с 21:00 до 24:00 – 3 микроавтобуса Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал.

26 сентября

с 0:00 до 9:00 – 3 микроавтобуса Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал.

с 9:00 до 21:00 – 3 микроавтобуса Аэропорт Толмачево, ЖД Вокзал.

26 сентября осуществлены последние пассажирские перевозки – проводы экспертов, все приезжие участники и эксперты Форума, задержавшиеся в Новосибирске дольше 26 сентября были оповещены о необходимости самостоятельно добираться до аэропорта или ЖД вокзала.

В дни работы Форума (22-24 сентября) по 2 микроавтобуса закреплялись за пресс-центром Форума (Ташкина) и экспертным симпозиумом (Кочура).

Микроавтобусы, предоставленные Транспортным союзом Сибири использовались 24-26 сентября также для перевозки оформления Форума, забираемого с площадок.

Транспортная карта на момент начала Форума представлена в приложении 1. Предложенную схему маршрутов пришлось значительно скорректировать в ходе Форума. Это связано с несколькими моментами:

1) в списке гостиниц буквально накануне начала Форума появилось 4 новые гостиницы: НИПКиПРО, Барракуда, Северная и River-park.

2) участники Форума, осознав, что имеется возможность более-менее свободного передвижения по мероприятиям, завалили транспортный штаб незапланированными заявками.

В дни работы транспорта Форума (с 18 по 26 сентября) существенную поддержку оказал гараж мэрии – были задействованы микроавтобус Toyota, микроавтобусы Volkswagen, легковой автомобиль Ford Focus, легковые автомобили «Волга». Машины гаража мэрии работали как по предварительному графику, так и в дежурном режиме – транспортный диспетчер Форума связывался с диспетчером гаража и давал поступившую заявку, если её невозможно было закрыть другим транспортом.

В дни работы транспорта Форума (с 18 по 26 сентября) поддержку оказал и гараж правительства НСО. Машины гаража правительства работали как в качестве закрепленных за отдельными делегациями и площадками Форума (Жукова, Кочура), так и непосредственно с транспортным диспетчером Форума.

С помощью Такси 102 по договору было осуществлено 82 пассажирские поездки (из них 17 – закрепление за экспертным симпозиумом, 9 – закрепление за «золотым» участником Форума) в период с 19 по 26 сентября.

Помимо транспортных диспетчеров, значительную работу по диспетчеризации пассажирских перевозок проделали волонтеры-транспортники. Всего отработал 41 волонтер.

Грузоперевозки


Активные грузоперевозки стартовали с 16 сентября – доставка кабин переводчиков, оформления Форума на площадки и т.д. Грузоперевозки продолжались до 27 сентября, когда с площадок забрали последние элементы оформления Форума.

Для грузоперевозок привлекались автомашины: ГАЗель грузовая, 3тонник, 5тонник, бортовые грузовики, автовышки.

Через «Такси 102» вызов грузовой машины осуществлялся 37 раза и 26 раз осуществлялся вызов грузчиков.
Обслуживание площадки «Экспертный Симпозиум»

  1. Использовали машины:
    - гаража администрации Новосибирской области;

- микроавтобусы от центрального транспортного диспетчера «Интерры»;

- заказ легковых автомобилей такси «Алеф»

  1. От центрального транспортного диспетчера;

Получено 36 пин-кодов на заказ легковых автомобилей Такси «Алеф». Использовано – 17 пин-кодов.

Использованы следующие микроавтобусы:

22-го Форд №355 Обслуживание площадки (волонтер – Семен Егоров)

Форд №928 Обслуживание площадки (волонтер – Анастасия Фомина)

23-го Форд №928 Обслуживание площадки (волонтер – Анастасия Фомина)

Форд №355 Обслуживание площадки (волонтер – Семен Егоров)

24-го Форд №203 Обслуживание отъезда в Толмачево

Пежо №827 Опоздание к отправке эксперта на телевидение

Пежо №016 Обслуживание отъезда в Толмачево

ОБЩЕЕ


  1. Апрель-май

    1. Разработана структура работы административной дирекции форума;

    2. Подготовлены и организованы рабочие заседания Дирекции форума в период с апреля по 1 июня

    3. Организованы рабочие совещания административной дирекции

    4. Подготовлены план: улицы Ленина, площади Ленина, Первомайского сквера

  2. Июнь

    1. Разграничение по типам беджей на форуме;

    2. Составлен список ВУЗов субъектов Российской Федерации потенциальных участников форума Интерра 2011;

    3. Составлена база контактных данных по 82 областям РФ: 1087 ВУЗов, научно-исследовательских институтов и научно-производственных предприятий;

    4. Встреча Дирекций форума с руководителями мероприятий в кабаре-кафе «Бродячая собака»;

    5. Подписание договоров с руководителями мероприятий форума.

  3. Июль-сентябрь

    1. Сформулированы требования к участникам форума, требования к конкурсным работам;

    2. Разработано положение конкурса стипендиатов форума «Интерра-2011»;

    3. Проведены работы по размещению информации о конкурсе в СМИ;

    4. Освещены вопросы участия в конкурсе в брифинге;

    5. Размещена информация о конкурсе стипендиатов форума в сообществах социальных сетей. Охват: 15 000 участников;

    6. Сформулированы требования к тьюторам форума «Интерра»;

    7. Разработана образовательная программа повышения квалификации тьюторов форума «Интерра-2011»;

    8. Подготовлен договор на аренду Дома Ленина для организации работы Информационного центра, Экспертного симпозиума, стоек регистрации;

    9. Создан список ВУЗов субъектов Российской Федерации потенциальных участников форума «Интерра 2011»;

    10. Организован ряд встреч с руководителями мероприятий по административным вопросам;

    11. Обсуждены вопросы, связанные с проживанием, питанием и передвижением участников и экспертов форума;

    12. Произведена автоматическая генерация писем-приглашений на участие в форуме;

    13. Собрана информация по направлениям Наука и Образование;

    14. Проведены встречи по вопросам административной дирекции;

    15. Создана база данных переводчиков.

    16. Выявлены потребности в переводчиках на площадках форума, формирование запроса.

    17. Осуществлен поиск переводчиков в соответствии с заявленными потребностями.

    18. Составлены и заключены договоры с переводчиками.

    19. Осуществлен контроль работы переводчиков.

    20. Получена обратная связь от переводчиков.

    21. Подписаны акты выполненных работ.

    22. Работа с договорами и счетами на оплату проделанной работы.

    23. Подписаны договоры на аренду площадей в здании Новосибирской Филармонии для организации работы Информационного центра, Экспертного симпозиума, стоек регистрации – 14 августа. Уточнение времени аренды Камерного Зала филармонии с заместителем директора В.А.Пономаревым.

    24. Отправка документов (приглашений) для экспертов через службу экспресс-доставки «Fedex» с 1 по 10 сентября.

    25. Составлены письма на Театр «Красный Факел», администрацию Центрального района г.Новосибирска, на первого заместителя мэра А.Е.Ксензова с просьбой помочь в проведении мероприятий, входящих в программу Форума – с 12 по 18 сентября.

    26. Переговоры с магазином «IKEA» по поводу аренды мебели на форум и ее доставки. Подписание договора с «IKEA». Составление счетов на мебель, оплата 1-4 августа.

    27. Организация транспортировки мебели «IKEA», сборки и ее увоза на склад. Поиск складского помещения. Составление договора со складом, оплата аренды.

    28. Поиск столов для синхронного оборудования в НГАТОиБ. Их транспортировка в театр и из него.

Итоговая сумма расходов на оказание услуг по административному сопровождению участников и экспертов форума «Интерра-2011» составляет 11325000 рублей.
VII. Подготовка и проведение мероприятий по обеспечению технической поддержки ММИФ «Интерра-2011».

  • Техническое сопровождение сайта форума «Интерра» - 142470 рублей.

  • Приобретение оборудования и комплектующих для оргтехники – 44345 рублей.

  • Предоставление технического оборудования (акустические и мониторные системы, оборудование для музыкантов и выступающих, световое оборудование и подвижные приборы, сценические контрукции и подьемные механизмы). Предоставление технического персонала (оператор звукового пульта, инженер по световому оборудованию, оператор медиасервера, техник по обслуживанию звукового оборудования, микрофонный оператор, техник по обслуживанию видеооборудования, монтажник сценических конструкций, инженер по системам подвеса и механике сцены, монтажник – оформитель, режиссер видеотрансляции).

Стоимость обеспечения технической поддержки мероприятий форума составляет - 2350000 рублей.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   11

Похожие:

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconПоложение о проведении «второго молодежного международного конкурса...
О проведении второго молодежного международного конкурса – фестиваля народного творчества

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconПоложение о проведении IV международного славянского литературного...
Организаторами Международного славянского литературного форума «Золотой Витязь» (далее мслф) являются ООО международный Кинофорум...

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconПоложение о проведении второго молодежного международного конкурса...
О проведении второго молодежного международного конкурса – фестиваля народного творчества

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconПрограмма форума начальных классов «мир моих интересов»
Формирование рабочих групп по потокам: телестудия, Интернет вещание, издательский проект. Планирование работы команд во время Молодежного...

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconО проведении международного молодежного конкурса
Это касается осуществления синхронных измерений характеристик природной среды полярных регионов, выполнение в Арктике и Антарктике...

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconОтчет по прессе 24 июня 2008 г
Ростов-на-дону, 24 июня. Среди участников молодежного форума «Селигер» будет распространен список из 10-ти книг, рекомендованных...

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconТребования к работам на молодёжный конкурс «Мой атр», посвящённый...
«Эссе «Мой атр», оформленное в виде текста, слайд-шоу или видеоролика: текст в формате электронного документа doc, презентация Power...

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconОтчет Молодежного Совета Управления Федерального казначейства по Кемеровской области
В соответствии с утвержденным Планом работы Молодежного совета на I и II полугодия 2011 года в Управлении Федерального казначейства...

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconПрограмма форума 19-20 сентября 2013 года г. Челябинск Оргкомитет...
Рушанин Владимир Яковлевич, доктор исторических наук, профессор, ректор Челябинской государственной академии культуры и искусств

Отчет об организации и проведении Международного молодежного инновационного форума «Интерра-2011» iconО проведении обучающего семинара
Обучающий семинар проводится в Томской области в рамках VII молодежного форума гражданских инициатив «Россия – это мы!» Центром гражданского...



Образовательный материал



При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
lit-yaz.ru
главная страница