Скачать 286.48 Kb.
|
ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ИНСТИТУТ КАФЕДРА АВТОМАТИЗИРОВАННОЙ ОБРАБОТКИ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ИНФОРМАЦИИ КУРСОВАЯ РАБОТА по дисциплине «Информатика» на тему «Обмен данными в MS Office» Омск – 2009 РЕФЕРАТ Курсовая работа «Обмен данными в MS Office» содержит 27 страниц печатного текста, 4 рисунка, 5 таблиц, использовано 5 источников. Цель работы – привить навыки самостоятельной работы, выявить знания по дисциплине «Информатика» и умение применять эти знания в практической работе по выбранной специальности. В работе представлены введение, теоретическая часть, практическая часть и заключение. Использованы методы информационных технологий работы с пакетом прикладных программ «Excel - 2007». СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ ……………………………………………………………………….4 ТЕОРЕТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ КУРСОВОЙ РАБОТЫ …………………………...5 Введение …………………………………………………………………………..5 Приложения MS Office System ………………………………………………......6 Основные понятия, используемые при изучении обмена данными в MS Office ……………………………………………………………………….7 Обмен данными между приложениями MS Office ……………………………..8 Понятие составного документа ………………………………………………...10 Способы обмена данными ……………………………………………………...11 ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ КУРСОВОЙ РАБОТЫ (ВАРИАНТ – 1) ………..16 Описание алгоритма решения задачи ………………………………………….19 Инструкция пользователя ………………………………………………………25ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………….25СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ ……………………………27 ВВЕДЕНИЕ Эта курсовая работа состоит из двух частей: теоретической и практической. Тема «Обмен данными в MS Office» является актуальной на сегодняшний день потому, что пакетом программ Microsoft Office (Microsoft Office) пользуются множество людей. Пакет MS Office объединяет общим названием большое количество программ, и делает их единой взаимосвязанной системой. В этой системе границы между, казалось бы, совсем разными приложениями оказываются размытыми. Например, создавая текст с помощью MS Word, можно вставить в него электронную таблицу, причем не статическую картинку, а настоящую, "живую", считающую таблицу. Именно поэтому обмен данными между приложениями играет большую роль в среде MS Office. В практической части работы решена экономическая задача с использованием электронных таблиц на ПК. Для решения практической части курсовой работы использован пакет Microsoft Office 2007, функционирующий в операционной системе Windows Vista. ^ тема: «Обмен данными в MS Office» ВВЕДЕНИЕ В начале третьего тысячелетия в развитых странах индустриальное общество достигает апогея и создается необходимая информационно – производственная база для перехода к постиндустриальному, информационному обществу. Основным ресурсом этого общества являются знания, главной особенностью - формирование новой хозяйственной системы – экономики знаний, эффективность которой определяется степенью развития человека, базовой парадигмой становится человеко-машинное общество, а основной характеристикой – скорость. Переход к информационному обществу обеспечивает развитым странам невиданный технологический отрыв, в основе которого в значительной степени лежат достижения информатики. Информатика – сравнительно молодая наука, включающая в себя такие направления, как теория информации, теоретические основы вычислительной техники, программирование, вычислительные методы, искусственный интеллект, информационные технологии. Без овладения хотя бы одним из направлений этой науки человеку невозможно интегрироваться в информационное общество, а специалисту тем более. Такой человек в информационном обществе будет ощущать себя человеком разумным, но как бы не умеющим ни читать, ни писать, т.е. такой человек не сможет обмениваться данными, информацией и знаниями. Это особенно важно для экономистов и менеджеров. ^ Для начала рассмотрим, что же включает в себя пакет программ MS Office:
^ в MS Office Обмен данными – процедура приёма и передачи данных, включая кодирование, декодирование, буферизацию и проверку. Буфер обмена – буфер, используемый при обменной буферизации. Все сегменты такого буфера в отличие от простого буфера не обязательно должны быть смежными областями основной памяти. ^ документ, в котором объединены данные разного типа, созданные в разных приложениях. Документ-источник – документ, объект которого вы хотите связать или внедрить в свой документ. ^ документ, в который вставляются OLE-объекты. Object Linking and Embedding (OLE) – объектное связывание и внедрение. Разработанный компанией Microsoft протокол обмена данными, которые представлены в виде объектов. ^ – поименованная целостная совокупность данных в памяти ПК или на машинном листе. Папка – средство организации и представления сетевых ресурсов ПК в операционных системах Windows. Меню – список команд или функций, представляемых пользователю на выбор. ^ Обмен данными в широком смысле – это передача информации от одного объекта к другому. В компьютерном мире до недавнего времени под обменом данными часто понимали процесс ввода и вывода данных между оперативной памятью и периферийными устройствами. С появлением концепции Windows под обменом данными стали понимать передачу данных от одного объекта к другому. В результате этого процесса объекты могут изменяться, а также могут создаваться новые объекты, образующиеся из одного или нескольких существующих объектов. MS Office отличается тесной интеграцией приложений. Это значит, что все программы, входящие в состав MS Office, могут обмениваться информацией и позволяют делать это достаточно просто. Приложения MS Office допускают обмен любыми данными между любыми приложениями. Например, можно использовать диаграммы из MS Excel для оформления отчетов в Microsoft Word или для иллюстрации презентации в MS PowerPoint. Можно поместить кусок таблицы из MS Excel в текст документа MS Word или в слайд MS PowerPoint, а можно импортировать в базу данных MS Access. Кроме того, любое приложение MS Office позволяет поместить в документ (будь это текст, электронная таблица, презентация или база данных) рисунок в любом формате, а также видеофрагмент или просто звуковой ролик. MS Project позволяет импортировать данные из MS Excel и MS Outlook, мастер копирования изображений легко переносит данные в другие приложения, также на основе данных MS Project могут создаваться диаграммы структурной декомпозиции работ Visio. MS Publisher обеспечивает большое число вариантов открытия и форматирования основных документов Word в приложении посредством импорта документов Word. Использование диаграмм MS Visio в документах MS Office дает возможность представить информацию в более сжатом виде, сделать основную идею более запоминающейся и устранить многие технические и культурные барьеры. MS Visio позволяет копировать, вставлять, редактировать диаграммы в повседневных офисных документах, к примеру, презентациях MS PowerPoint. MS InfoPath – это мощное средство получения информации, поскольку интеграция MS InfoPath со службами MS Windows SharePoint Services позволит сотрудникам оперативно получать сведения о работе всего отдела в удобной форме. MS SharePoint Services разработан для расширения интеграции с программами MS Office, что позволило бы создать узлы для рабочих групп и обсуждений, организовать совместную работу над документами непосредственно в среде офисных приложений. ^ Достаточно часто при создании документа часто возникает необходимость вставить в него фрагмент из документов, созданных в других программных средах. Такой фрагмент по отношению к документу, в который он вставляется, может иметь иной тип данных. Иллюстрации повышают наглядность текстовых документов. В текст документа MS Word можно вставлять рисунки, поставляемые программой, например из библиотеки графики MS ClipArt, диаграммы, графики, а так же рисунки созданные пользователем в других программах. При вставке рисунка в документы MS Word пользователю предоставляется возможность указать место расположения текста: вокруг рисунка лил под ним. Например, в текст, созданный в текстовом редакторе MS Word, необходимо включить таблицу, тип данных в которой определяется табличным процессором MS Excel. В результате появляется документ, включающий данные разного типа, созданный в различных приложениях. Операционная система Windows поддерживает такие механизмы обмена данными, с помощью которых любое приложение может включать в свои документы практические данные, даже если с этими данными оно и не может работать. Документ, содержащий разнотипные данные, ничем не отличается от обычных документов. Его можно передавать, хранить и производить с ним любые другие действия. Подобный документ получил название составного (интегрированного) документа. В большинстве случаев в основном документе можно выделить главную часть, которая создавалась в одном приложении и куда вставлялись объекты из других приложений. Составной документ вызывается из приложения, где создавалась его главная часть. Видимо, настолько прочно вошла в практическую деятельность пользователя работа с составным документом, что всё чаще стали заменять понятие составного документа просто документом. Способы обмена данными Существует много способов обмена данными:
Буфер обмена (clipboard) играет важнейшую роль при организации обмена данными как часть виртуальной памяти, которая служит неким перевалочным пунктом при обмене данными. Основные приёмы работы с буфером обмена поддерживаются большинством программных продуктов. Его широко используют:
Технология обмена данными через буфер обмена командой Правка, Вставить требует выполнения следующей последовательности действий:
Аналогичную последовательность операций технологии обмена через буфер можно реализовать, используя кнопки панели инструментов. Буфер обмена доступен из любого приложения. Информация в нем хранится до того, как в него не будет помещен новый объект или перезагружена операционная система. Объект в буфере обмена хранится в формате, определяемом приложением – источником, но при его вставке в составной документ, как правило, предоставляется возможность преобразования в другой формат. Во многих приложениях обмен данными может быть выполнен путём перетаскивания с помощью мыши. Так можно реализовать и операцию копирования. Для создания составного документа с помощью мыши надо выделить объект и перетащить до места назначения, при нажатой левой кнопки мыши. Копирование осуществляется аналогично перемещению при одновременно нажатой клавише Документы в Windows могут иметь сложную структуру, объединяющую тексты с графиками и различными объектами мультимедиа. Для создания и применения таких документов служит специальная технология, реализуемая системой Windows. Одним их методов такой технологии является механизм OLE (Object Linking and Embedding - Связывание и Встраивание Объектов). Это метод, позволяющий обеспечить интеграцию различных по своей сути объектов. Технологию OLE полностью поддерживают не все приложения, а только те, где целесообразно создавать составные документы с объектами из других приложений. Технология OLE обеспечивает пользователю возможность редактировать вставленный в составной документ объект средствами, которые представляет приложение-источник (где был создан этот объект). OLE-объект всегда сохраняет связь с приложением-источником, но вставленные данные могут и не быть связаны с документом-источником. Обмен данными с помощью OLE может осуществляться внедрением или связыванием объекта. При внедрении объекта создается и вставляется копия объекта из исходного источника. При связывании объекта он остается в исходном источнике, а на него просто делается ссылка (указатель). При связывании объекта отличие от технологии внедрения будет только при редактировании. При просмотре составного документа связанный объект всегда находится в документе-источнике, а в составном в документе приемнике хранится ссылка (указание местонахождения) на файл с этим документом. Внедрить объект можно несколькими способами:
Технология связывания объекта из открытого документа состоит в следующем:
Подобным образом можно выполнить импорт любого другого объекта, например данных из электронной таблицы, формул и рисунков из математических систем или задать проигрывание звуковых и видео-файлов. Редактирование связанного объекта осуществляется путем открытия документа, откуда он был взят. Это может осуществиться одним ищ двух способов. Первый способ – это открытие документа непосредственно из файла, где он находится. Второй способ – открытие документа-источника из составного документа, где находится связанный объект. Это можно сделать либо с помощью контекстного меню, либо двойным щелчком кнопки мыши на этом объекте. Технология связывания и внедрения OLE в программах MS Excel, MS PowerPoint, MS Access и MS Outlook ничем не отличается от MS Word. Нужно скопировать данные в исходном документе, а затем перейти в Excel и щёлкнуть в месте вставки. Вызвать команду Правка , Специальная вставка и в одноимённом диалоговом окне сделать необходимые установки. Программа MS PowerPoint создаёт слайды и презентации, которые могут быть внедрены в документы MS Word и MS Excel. Она же допускает внедрение объектов из MS Word и MS Excel. Использовать технологию OLE можно при наличии исходного приложения, способного создать объект OLE (сервера OLE), и конечного приложения, принимающего объект OLE (клиента OLE). Программы MS Access и MS Outlook являются только клиентами OLE и потому не могут создавать объекты OLE. Если вставить таблицу, поля и записи MS Access в MS Excel или MS Word, в результате получится электронная таблица Excel или таблица Word, но не внешний объект. Данные, вставленные из MS Access и MS Outlook, не могут быть связаны. Как клиенты OLE программы MS Access и MS Outlook принимают объекты из других приложений. Можно вставить часть документа MS Word или электронной таблицы MS Excel в форму (или отчёт) A MS Access или в элемент MS Outlook. Если просто воспользоваться командой Вставка, Объект панели элементов управления, новый или существующий объект будет внедрён в форму MS Access или в элемент MS Outlook. Для создания таблицы MS Access можно использовать электронную таблицу Excel, но при этом не следует применять метод копирования и вставки. В MS Access возможен импорт электронной таблицы MS Excel или установка связи с ней. Нужно вызвать команду Файл, Внешние данные, Импорт. В раскрывшемся списке Тип файлов нужно указать элемент MS Excel. Выбрать книгу MS Excel в списке файлов, а затем при создании таблицы на основе данных, содержащихся в файле, следовать указаниям мастера импорта. Из программы MS Excel нужно вызвать команду Данные, Преобразовать в MS Access, и если установлено расширение Access Links для программы MS Excel, рабочий лист будет преобразован в таблицу MS Access. Для обмена данными между программами MS Excel и MS Outlook можно использовать мастер импорта и экспорта последней. В любое приложение Office можно вставлять графические изображения, аудио- и видеоклипы. В приложениях Microsoft Office 2003 для работы с графическими объектами предназначены команды Рисунок и Объект меню Вставка и специальные панели инструментов. ^ ВАРИАНТ – 1 Предприятие ООО «Энергосбыт» осуществляет деятельность, связанную с обеспечением электроэнергией физических и юридических лиц, и производит расчёты по представленным услугам. Данные, на основании которых производятся расчёты по оплате, представлены на рис. 1.1.
Показания электросчётчиков
Рис. 1.1. Данные о показаниях электросчётчиков ^
Рис. 1.2. Расчет оплаты электроэнергии
Рис. 1.3. Квитанция на оплату электроэнергии Описание алгоритма решения задачи Используя ППП на ПК необходимо:
![]() Рис. 2.1. Расположение таблицы «Данные о показаниях электросчётчиков» на рабочем листе Показания электросчётчиков MS Excel 6. Разработать структуру шаблона таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии» рис. 2.2.
Рис. 2.2. Структура шаблона таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии»
![]() Рис. 2.3. Расположение таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии» на рабочем листе Оплата электроэнергии MS Excel 10. Заполнить графу Расход электроэнергии за месяц таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии», находящейся на листе^ следующим образом: Занести в ячейку С4 формулу: =ПРОСМОТР ('расчёт оплаты электроэнергии'!B4;' показания электросчётчиков '!$A$4:$A$8; 'показания электросчётчиков'!$E$4:$E$8-'показания электросчётчиков'!$D$4:$D$8) Размножить введённую в ячейку С4 формулу для остальных ячеек (с С5 по С8) данной графы. Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого является номер строки.
Занести в ячейку D4 формулу: = 1,40*С4 Размножить введённую в ячейку D4 формулу для остальных ячеек данной графы (с D5 по D8). (Рис. 2.4.) ![]() Рис. 2.4. Расчёт оплаты электроэнергии
Межтабличные связи создадим при помощи функции ЕСЛИ. Заполним все четыре колонки квитанции с помощью этой функции для первого плательщика. Для автозаполнения квитанций других плательщиков нужно будет менять числа в колонке «код плательщика». ![]() Рис. 2.5. Квитанция на оплату электроэнергии
![]() ^ Назначение программного обеспечения – решение экономических задач средствами Microsoft Office 2007. ^ – штатное функционирование технических средств компьютера, операционной системы Windows Vista и Microsoft Office 2007. Выполнение программ - Последовательное включение компьютера, инициализация Windows Vista и Microsoft Office 2007; при необходимости введения требуемых паролей. При работе Microsoft Office 2007 необходимо периодически сохранять и архивировать информацию. ^ – при формировании некорректных операций формируются сообщения оператору средствами Microsoft Office, указывающие на необходимость исправления неправильных действий. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Пакет Microsoft Office 2007, приемник Windows Vista, является ключевым компонентом системы MS Office System. Этот пакет позволяет обеспечить взаимосвязь людей, данных и бизнес-процессов, упрощая принятие наиболее эффективных мер и получение высоких результатов. Большое количество способов обмена данными в приложениях MS Office делает создание нужных документов более простым и быстрым. Средства связывания и внедрения объектов, предоставляемые в наше распоряжение Microsoft Office 2007, позволяют объединить в одном документе объекты, созданные в разных приложениях пакета. Характерной особенностью приложений пакета является возможность обмена данными между приложениями, что позволяет использовать подготовленную в различных приложениях информацию для составления единого сложно организованного документа включающего текст, таблицы с расчётными данными, графики, рисунки, информацию из баз данных и т.д. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ 1. Информатика: учебник / под. ред. проф. Макаровой Н. В. – М.: Финансы и статистика, 2000 2. Пакеты программ офисного назначения: Учебное пособие / Под ред. С.В. Назарова М.; Финансы и статистика, 1997. 3. Основы компьютерных технологий / Попов В. Б. – М.: Финансы и статистика, 2002 4. Информатика: учебник для вузов / Острейковский В. А. – М.: Высш. шк., 2005 5. Толковый словарь по информатике / Першиков В. И. – М.: Финансы и статистика, 1991. |
![]() | Пакет Office актуален тем, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят... | ![]() | Тема «Обмен данными в ms office» является актуальной на сегодняшний день, потому что пакетом программ ms office пользуются множество... |
![]() | Результаты выполнения контрольного примера в расчётном и формульном виде | ![]() | Проектирование форм выходных документов и графическое предоставление данных |
![]() | Всероссийский заочный финансово-экономический институт Кафедра автоматизированной обработки экономической информации | ![]() | Основные черты Интернет-права как регулятора новых общественных отношений |
![]() | «Информатика» На тему: «Использование пакетов прикладных программ в экономической деятельности» | ![]() | Криптография тайнопись, специальная система изменения обычного письма, используемая с целью сделать текст понятным лишь для ограниченного... |
![]() | Наиболее популярной формой представления данных в компьютере является база данных – множество взаимосвязанных данных, структурированных... | ![]() | В наше время новые информационные технологии занимают очень важное место не только в специализированных, но и в повседневных сферах... |