Курсовая работа по дисциплине «Информатика» на тему «Обмен данными в ms office»

Инструкция пользователя ………………………………………………………25

ЗАКЛЮЧЕНИЕ ………………………………………………………………….25

• 
  MS Word, который в настоящее время является одним из наиболее распространенных текстовых процессоров, используемых при подготовке документов – отчетов, писем, бизнес-планов и т. д. для печати и публикации в Web;
  
• 
  MS Excel – электронные таблицы, с их помощью можно впечатывать числа строку за строкой и столбец за столбцом, будучи вполне уверенным в том, что Excel правильно сложит, вычтет, умножит, разделит и вообще обойдется с ними как следует. Пользуйтесь программой Excel для составления бюджетов и финансовых отчетов, превращения сухих цифр в наглядные диаграммы и графики, проведения анализа типа “ А что будет, если? “ практически по любому вопросу, а также для сортировки длиннейших списков в считанные секунды;
  
• 
  ^ MS Access – универсальный набор программных средств для создания баз данных;
  
• 
  MS Outlook – инструмент для организации и планирования персональной деятельности, включающий электронную почту, базу по контактам, календарь и т.д.
  
• 
  MS PowerPoint – позволит профессионально подготовить презентацию, используя броскую графику и эффектно оформленные тезисы;
  
• 
  MS FrontPage – многофункциональная среда создания Web-сайтов;
  
• 
  MS OneNote – предназначено для хранения электронном виде, стилизации и последующего использования записей, сделанных на настольном, переносном или планшетном компьютере в печатной или рукописной форме;
  
• 
  ^ MS Publisher – это удобная настольная издательская система, предназначенная для бизнес - пользователей, желающих выпускать собственные маркетинговые материалы, не обращаясь за помощью к профессиональным дизайнерам;
  
• 
  ^ MS Project – предназначено для руководителей проектов, которым необходима настольная система для независимого управления проектами;
  
• 
  MS Visio – независимая система построения диаграмм, предлагающая средства для наглядного представления идей, информации и систем;
  
• 
  MS InfoPath – представляет в распоряжение пользователей набор средств, позволяющий создавать динамические формы для сбора данных и обмена ими внутри широкого круга бизнес-процессов широкой сложности;
  
• 
  ^ MS SharePoint – масштабируемый портальный сервер .NET, который обеспечивает быстрое подключение пользователей, работающих с информацией, к необходимым им приложениям, данным, людям и рабочим группам.
  

• 
  обмен данными через буфер;
  
• 
  создание составного документа с помощью мыши;
  
• 
  технология внедрения и связывания объектов;
  
• 
  технология связывания и внедрения OLE в программах MS Excel, MS PowerPoint, MS Access и MS Outlook;
  

• 
  при создании и редактировании простого документа, когда с помощью буфера обмена осуществляются копирование, перемещение и удаление его фрагментов;
  
• 
  при создании и редактировании составного документа, когда необходимо использовать объекты из разных приложений;
  
• 
  при перемещении или копировании объектов файловой системы (файлов и папок);
  
• 
  для сохранения в файле выделенного фрагмента документа.
  

• 
  выделить объект, подлежащий копированию, перемещению или удалению;
  
• 
  перенести выделений объект в буфер обмена с помощью команды Копировать или Вырезать из контекстного меню или из управляемого меню Правка;
  
• 
  установить курсор в новое место вставки объекта;
  
• 
  вставить объект командой Правка, Вставить.
  

.

Документы в Windows могут иметь сложную структуру, объединяющую тексты с графиками и различными объектами мультимедиа. Для создания и применения таких документов служит специальная технология, реализуемая системой Windows. Одним их методов такой технологии является механизм OLE (Object Linking and Embedding - Связывание и Встраивание Объектов). Это метод, позволяющий обеспечить интеграцию различных по своей сути объектов. Технологию OLE полностью поддерживают не все приложения, а только те, где целесообразно создавать составные документы с объектами из других приложений.

Технология OLE обеспечивает пользователю возможность редактировать вставленный в составной документ объект средствами, которые представляет приложение-источник (где был создан этот объект). OLE-объект всегда сохраняет связь с приложением-источником, но вставленные данные могут и не быть связаны с документом-источником.

Обмен данными с помощью OLE может осуществляться внедрением или связыванием объекта. При внедрении объекта создается и вставляется копия объекта из исходного источника. При связывании объекта он остается в исходном источнике, а на него просто делается ссылка (указатель).

При связывании объекта отличие от технологии внедрения будет только при редактировании. При просмотре составного документа связанный объект всегда находится в документе-источнике, а в составном в документе приемнике хранится ссылка (указание местонахождения) на файл с этим документом.

Внедрить объект можно несколькими способами:

• 
  из открытого документа командой Правка, Специальная вставка;
  
• 
  из файла командой Вставка, Файл;
  
• 
  из коллекции объектов командой Вставка, Объект;
  
• 
  создать новый внедренный объект командой Вставка, Объект и др.
  

Технология связывания объекта из открытого документа состоит в следующем:

• 
  в приложении-источнике выделяется объект, который будет связываться;
  
• 
  копирование выделенного объекта в буфер обмена;
  
• 
  переход в приложение, куда будет вставлен объект, где формируется составной документ, и установка курсора в место вставки объекта из буфера;
  
• 
  ввод команды Правка, Специальная вставка;
  
• 
  на экране появится диалоговое окно<<Специальная вставка>>. В котором надо выбрать кнопку <Связать>, указать способ вставки объекта и нажать кнопку;
  
• 
  в указанное место будет вставлен связанный объект из приложения-источника.
  

Подобным образом можно выполнить импорт любого другого объекта, например данных из электронной таблицы, формул и рисунков из математических систем или задать проигрывание звуковых и видео-файлов.

Редактирование связанного объекта осуществляется путем открытия документа, откуда он был взят. Это может осуществиться одним ищ двух способов. Первый способ – это открытие документа непосредственно из файла, где он находится. Второй способ – открытие документа-источника из составного документа, где находится связанный объект. Это можно сделать либо с помощью контекстного меню, либо двойным щелчком кнопки мыши на этом объекте.

Технология связывания и внедрения OLE в программах MS Excel, MS PowerPoint, MS Access и MS Outlook ничем не отличается от MS Word. Нужно скопировать данные в исходном документе, а затем перейти в Excel и щёлкнуть в месте вставки. Вызвать команду Правка , Специальная вставка и в одноимённом диалоговом окне сделать необходимые установки. Программа MS PowerPoint создаёт слайды и презентации, которые могут быть внедрены в документы MS Word и MS Excel. Она же допускает внедрение объектов из MS Word и MS Excel.

Использовать технологию OLE можно при наличии исходного приложения, способного создать объект OLE (сервера OLE), и конечного приложения, принимающего объект OLE (клиента OLE). Программы MS Access и MS Outlook являются только клиентами OLE и потому не могут создавать объекты OLE. Если вставить таблицу, поля и записи MS Access в MS Excel или MS Word, в результате получится электронная таблица Excel или таблица Word, но не внешний объект. Данные, вставленные из MS Access и MS Outlook, не могут быть связаны. Как клиенты OLE программы MS Access и MS Outlook принимают объекты из других приложений. Можно вставить часть документа MS Word или электронной таблицы MS Excel в форму (или отчёт) A MS Access или в элемент MS Outlook. Если просто воспользоваться командой Вставка, Объект панели элементов управления, новый или существующий объект будет внедрён в форму MS Access или в элемент MS Outlook.

Для создания таблицы MS Access можно использовать электронную таблицу Excel, но при этом не следует применять метод копирования и вставки. В MS Access возможен импорт электронной таблицы MS Excel или установка связи с ней. Нужно вызвать команду Файл, Внешние данные, Импорт. В раскрывшемся списке Тип файлов нужно указать элемент MS Excel. Выбрать книгу MS Excel в списке файлов, а затем при создании таблицы на основе данных, содержащихся в файле, следовать указаниям мастера импорта. Из программы MS Excel нужно вызвать команду Данные, Преобразовать в MS Access, и если установлено расширение Access Links для программы MS Excel, рабочий лист будет преобразован в таблицу MS Access. Для обмена данными между программами MS Excel и MS Outlook можно использовать мастер импорта и экспорта последней.

В любое приложение Office можно вставлять графические изображения, аудио- и видеоклипы. В приложениях Microsoft Office 2003 для работы с графическими объектами предназначены команды Рисунок и Объект меню Вставка и специальные панели инструментов.

^ ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ КУРСОВОЙ РАБОТЫ

ВАРИАНТ – 1

Предприятие ООО «Энергосбыт» осуществляет деятельность, связанную с обеспечением электроэнергией физических и юридических лиц, и производит расчёты по представленным услугам. Данные, на основании которых производятся расчёты по оплате, представлены на рис. 1.1.

1. 
   Построить таблицу согласно рис. 1.1.
   
2. 
   Результаты вычислений представить в виде таблицы, содержащей данные о расходе электроэнергии и сумму к оплате (рис. 1.2.), и в графическом виде.
   
3. 
   Организовать межтабличные связи для автоматического формирования квитанции об оплате электроэнергии.
   
4. 
   Сформировать и заполнить квитанцию об оплате электроэнергии (рис. 1.3.).
   

Показания электросчётчиков

Месяц: Декабрь 2005
^ Код плательщика	ФИО плательщика	Адрес	Показания счётчика на начало месяца, КВт	^ Показания счётчика на конец месяца, КВт
001	Коломиец И.И.	проспект Мира,44-5	44578	44623
002	Гудзенчук А.А.	проспект Мира,44-6	33256	33342
003	Матвеев К.К.	проспект Мира,44-7	14589	14705
004	Сорокин М.М.	проспект Мира,44-8	78554	78755
005	Ивлев С.С.	проспект Мира,44-9	25544	25601

Рис. 1.1. Данные о показаниях электросчётчиков

^ Расчёт оплаты электроэнергии

Тариф за 1 КВт 1,40 руб.		Месяц: Декабрь 2005
^ ФИО плательщика	Код плательщика	Расход электроэнергии за месяц, КВт	К оплате, руб.
Коломиец И.И.	001
Матвеев К.К.	003
Ивлев С.С.	005
Гудзенчук А.А.	002
Сорокин М.М,	004
ИТОГО

Рис. 1.2. Расчет оплаты электроэнергии

Месяц _________ 20___ г. Код плательщика 001 ООО «Энергосбыт» ^ КВИТАНЦИЯ НА ОПЛАТУ ЭЛЕКТРОЭНЕРГИИ ФИО плательщика: ТАРИФ ЗА 1 КВт 1,40 руб. Показания счётчика на начало месяца, КВт Показания счётчика на конец месяца, КВт Расход К оплате, руб.

Рис. 1.3. Квитанция на оплату электроэнергии

Описание алгоритма решения задачи

Используя ППП на ПК необходимо:

1. 
   Запустить табличный процессор MS Excel.
   
2. 
   Создать книгу с именем «Энергосбыт».
   
3. 
   Лист 1 переименовать в лист с названием Показания электросчётчиков.
   
4. 
   На рабочем листе Показания счётчиков MS Excel создать таблицу данных о показаниях электросчётчиков.
   
5. 
   Заполнить таблицу данных о показаниях электросчётчиков исходными данными (рис. 2.1.).
   

Рис. 2.1. Расположение таблицы «Данные о показаниях электросчётчиков» на рабочем листе Показания электросчётчиков MS Excel

6. Разработать структуру шаблона таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии» рис. 2.2.

Колонка электронной таблицы	Наименование (реквизит)	Тип данных	Формат данных
			длина	точность
A	ФИО плательщика	текстовый
B	Код плательщика	числовой
C	Показания счётчика на начало месяца	числовой
D	Показания счётчика на конец месяца	числовой		2

Рис. 2.2. Структура шаблона таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии»

7. 
   Лист 2 переименовать в лист с названием Оплата электроэнергии.
   
8. 
   На рабочем листе Оплата электроэнергии MS Excel создать таблицу, в которой будет содержаться расчёт оплаты электроэнергии.
   
9. 
   Заполнить таблицу «Расчёт оплаты электроэнергии» исходными данными (рис. 2.3.).
   

Рис. 2.3. Расположение таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии» на рабочем листе Оплата электроэнергии MS Excel

10. Заполнить графу Расход электроэнергии за месяц таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии», находящейся на листе^ Оплата электроэнерги�� следующим образом:

Занести в ячейку С4 формулу:
=ПРОСМОТР ('расчёт оплаты электроэнергии'!B4;' показания электросчётчиков '!$A$4:$A$8; 'показания электросчётчиков'!$E$4:$E$8-'показания электросчётчиков'!$D$4:$D$8)

Размножить введённую в ячейку С4 формулу для остальных ячеек (с С5 по С8) данной графы.

Таким образом, будет выполнен цикл, управляющим параметром которого является номер строки.

11. 
    Заполнить графу К оплате таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии», находящейся на листе Оплата электроэнергии следующим образом:
    

Занести в ячейку D4 формулу:

= 1,40*С4

Размножить введённую в ячейку D4 формулу для остальных ячеек данной графы (с D5 по D8). (Рис. 2.4.)



Рис. 2.4. Расчёт оплаты электроэнергии

11. 
    Лист 3 переименовать в лист с названием Квитанция.
    
12. 
    На рабочем листе Квитанция MS Excel создать квитанцию на оплату электроэнергии.
    
13. 
    Путём создания межтабличных связей заполнить созданную форму полученными данными из таблицы «Расчёт оплаты электроэнергии» (Рис. 2.5.).
    

Межтабличные связи создадим при помощи функции ЕСЛИ. Заполним все четыре колонки квитанции с помощью этой функции для первого плательщика. Для автозаполнения квитанций других плательщиков нужно будет менять числа в колонке «код плательщика».



Рис. 2.5. Квитанция на оплату электроэнергии

11. 
    Лист 4 переименовать в лист с названием График.
    
12. 
    Полученные данные представить графически (рис. 2.6.).
    

^

Инструкция пользователя

Назначение программного обеспечения – решение экономических задач средствами Microsoft Office 2007.

^ Условия выполнения программного обеспечения – штатное функционирование технических средств компьютера, операционной системы Windows Vista и Microsoft Office 2007.

Выполнение программ - Последовательное включение компьютера, инициализация Windows Vista и Microsoft Office 2007; при необходимости введения требуемых паролей. При работе Microsoft Office 2007 необходимо периодически сохранять и архивировать информацию.

^ Сообщения оператору – при формировании некорректных операций формируются сообщения оператору средствами Microsoft Office, указывающие на необходимость исправления неправильных действий.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Пакет Microsoft Office 2007, приемник Windows Vista, является ключевым компонентом системы MS Office System. Этот пакет позволяет обеспечить взаимосвязь людей, данных и бизнес-процессов, упрощая принятие наиболее эффективных мер и получение высоких результатов.

Большое количество способов обмена данными в приложениях MS Office делает создание нужных документов более простым и быстрым. Средства связывания и внедрения объектов, предоставляемые в наше распоряжение Microsoft Office 2007, позволяют объединить в одном документе объекты, созданные в разных приложениях пакета.

Характерной особенностью приложений пакета является возможность обмена данными между приложениями, что позволяет использовать подготовленную в различных приложениях информацию для составления единого сложно организованного документа включающего текст, таблицы с расчётными данными, графики, рисунки, информацию из баз данных и т.д.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Информатика: учебник / под. ред. проф. Макаровой Н. В. – М.: Финансы и статистика, 2000
2. Пакеты программ офисного назначения: Учебное пособие / Под ред. С.В. Назарова М.; Финансы и статистика, 1997.
3. Основы компьютерных технологий / Попов В. Б. – М.: Финансы и статистика, 2002
4. Информатика: учебник для вузов / Острейковский В. А. – М.: Высш. шк., 2005
5. Толковый словарь по информатике / Першиков В. И. – М.: Финансы и статистика, 1991.